Рекламному агентству Апельсин - 15 лет!

 Весь год скидка 15% на услуги дизайна!

(831) 436-05-07, 438-03-68

РА Апельсин

Как сделать новость вашей фирмы НОВОСТЬЮ

Как сделать новость вашей фирмы НОВОСТЬЮ.

Итак, Вы решили обнародовать какую-либо новость вашей компании. Есть 2 пути, по которым Вы могли бы пойти, преследуя поставленную цель. Первый из них – путь минимальных затрат, как в физическом, так и в материальном плане, - рассылка пресс-релиза с освещением данной новости по интересующим Вас СМИ. Для этого необходимо отыскать адреса электронной почты редакций масс-медиа, отправить пресс-релиз (обязательно с пометкой, привлекающей внимание получателя) и ждать…ждать любой отдачи, которая в худшем случае может быть и «нулевой».

            Второй путь потребует больших усилий, вложений, но и ответит большей отдачей – организуйте личную встречу с журналистами, пресс-конференцию. Однако прежде, чем принять такое решение, Вы должны обрести уверенность в высокой значимости освещаемого события - повод должен быть достоин внимания ключевых СМИ. Даже в случае, если он таковым изначально не является, попытайтесь придать ему уникальность.

            Решение о проведении пресс-конференции принято - назначайте ответственного из вашей PR-службы за организацию мероприятия (и поответственнее – дело серьезное). В помощь ему потребуется несколько человек (в зависимости от имеющегося у вас времени на подготовку и на планируемое вами количество приглашаемых). Минимальный срок для достойной подготовки пресс-конференции – 2 недели. Если же в вашем штате нет PR—специалистов, и вы не уверены в своих силах, не стоит самостоятельно проходить «боевое крещение» - проконсультируйтесь в опытном PR-агентстве, которое при необходимости может вам помочь в подготовке и проведении важного для вас мероприятия.

Общим решением, взвесив возможности ваши, возможности СМИ - конечно, просчитать временной ресурс последних на момент вашей пресс-конференции практически невозможно, однако попытайтесь разузнать, не планируется ли какое-то аналогичное мероприятие для прессы другими фирмами, либо администрацией - определите дату встречи с журналистами. Просчитать оптимальное время для проведения пресс-конференции крайне важно и в целях обеспечения большей явки, и в целях получения больших публикаций. Например, не следует проводить мероприятие в первый рабочий день недели, нет смысла и в проведении пресс-конференции в пятницу, либо в предпраздничный день – к моменту выхода ближайших номеров газет ваша новость утратит свою актуальность, и решением редактора окажется «неинтересной». Кстати, то же самое касается и 20-х чисел декабря, то время, когда многие печатные СМИ верстают последние в уходящем году номера газет с уже продуманным наполнением, а потом уходят на рождественские каникулы.

Обязательно найдите время для посещения выбранного конференц-зала, убедитесь в наличии всего необходимого (многие арендаторы располагают сегодня и своим проекционным оборудованием), в достаточной для ожидаемого количества журналистов площади, в наличии места для проведения фуршета или кофе-брейка. «Обследуйте» помещение и на предмет удобства размещения рекламных/имиджевых плакатов, баннеров, флагов, естественно, получив при этом разрешение на монтаж у арендодателя. Однако многие организационные моменты упрощаются, если фирма располагает собственным помещением.

            Вышеперечисленные задачи решены? В таком случае у вас есть все для составления текста приглашения. Оно должно содержать: информацию о мероприятии, изложенную сжато, но «завлекающее» (специалист по PR знает, как важно правильно расставить акценты), данные контактных лиц, ответственных за проведение и регистрацию, и обязательно –дату аккредитации журналистов. Это, что касается основного содержимого. В конце же текста приглашения неплохо дать «выжимку» из вашего портфолио, даже в случае, если вы считаете, что деятельность вашей компании широко известна. Деятельность мировых лидеров в области компьютерных технологий корпораций Intel и Microsoft уж точно известна всем, однако в конце любого пресс-релиза небольшая информация о компании, ее положении на рынке обязательно присутствует, что лишний раз способствует укреплению положительного имиджа фирмы.

            Теперь можно приступить и к списку приглашаемых журналистов, который должен быть составлен еще на предваряющем подготовительные работы этапе. Так или иначе, на данном этапе его необходимо подкорректировать, исходя из целевой аудитории того или иного издания и формата последнего, т.к. именно читательская аудитория определяет ваш интерес к конкретным СМИ. Рассылать приглашения, особенно в случае, если вы пытаетесь установить контакт с теми или иными СМИ впервые, желательно персонально, не следует делать это «веером» - примените «скрытую копию». И хорошо, если у вас есть адреса непосредственно редактора, т.к. именно им принимается решение о посещении пресс-конференции. Телевидение и радио оставьте «на потом» – раньше, чем за 1-2 дня проведения мероприятия их представители не аккредитуются.

            Дня через 2 осуществите телефонные звонки в редакции, согласно списку приглашенных СМИ и уточните, получена ли ваша информация и получена ли она людьми «нужными», возможно уже в этом разговоре удастся выяснить степень заинтересованности тех или иных СМИ в участии в пресс-конференции, а может кого-то и заинтересовать.

            Параллельно приступайте к составлению текстов раздаточных материалов и подготовке сувенирной продукции, которой вы располагаете в запасах. Если же таковых нет, можете еще успеть в недельный срок сделать фирменное нанесение на шариковых ручках, визитницах, на пластиковых папках, в которые, кстати, можно будет вложить и подготовленные пресс-релизы; после чего папки будут уже называться пресс-китами (от англ. press-kit) либо пресс-пакетами, как вам угодно. В составе пресс-пакета обязательно должно быть портфолио фирмы (история создания, миссия, направления деятельности и.т.п.) объемом на 1-1,5 страницы, непосредственно пресс-релиз на заявленную тему пресс-конференции, а так же некоторые другие 1-2 пресс-релиза, имеющие отношение к освещаемому событию. Хорошо, если, позаботившись о журналистах, вы так же вложите в пресс-пакет информацию с именами и точными «регалиями» всех спикеров, цитаты которых могут быть приведены в публикациях.

            За 4-5 дней до проведения мероприятия вам необходимо согласовать меню фуршета/обеда и подать заявку в обслуживающий вас ресторан. Так как потчевать журналистов вы будете во второй половине дня, то на столах допускается присутствие легких вин, если, конечно, это не противоречит корпоративным правилам вашей компании.

            В оставшиеся 1-2 дня можно занять себя следующими делами. Соберите все размноженные вами информационные материалы и займитесь компоновкой пресс-китов; при всей кажущейся на первый взгляд простоте, это занятие может отнять у вас 3-4 часа из отведенного на подготовительные работы времени; не стоит отправлять эту работу в самый долгий ящик. Кстати, последовательность, в которой пресс-релизы будут расположены в папке, определяйте с позиции журналиста, который будет ею пользоваться – пресс-релиз с изложением основной информации и список спикеров должны лежать сверху, ниже – остальные, согласно значимости.

            За день до проведения пресс-конференции осуществите звонки в редакции, от которых еще не был получен ответ на ваше приглашение. Не забудьте про телевизионные СМИ, (если ваше событие достойно и такого освещения) которым рационально отправить информацию, накануне вечером, т.к., как правило, утром составляется график движения съемочных групп. Соответственно, получить подтверждение об участии Вы сможете тоже не раньше, чем за час-полтора до начала пресс-конференции. Чуть ранее можно пригласить представителей радио, опять же обязательно позвонив им по итогам отправки приглашения.

Позаботьтесь о том, чтобы на столах присутствовали таблички с именами всех выступающих перед журналистами, согласно их расположению за столом. После того, как все спикеры разместятся, проконтролируйте соответствие написанного действительному с тем, чтобы впоследствии не обвинить журналистов в приписанном кому-то чужом высказывании. Для удобства в перемещении приглашенных подготовьте и разместите в помещении стрелки-указатели.

           Первое, что делаете вы при встрече журналистов, это регистрация – вы отмечаете прибытие на мероприятие аккредитовавшихся СМИ, вручая им при этом пресс-киты и подарки от фирмы, и провожаете в конференц-зал. Кстати, в приглашении укажите время начала проведения мероприятия и время начала аккредитации (минут на 20 пораньше) с тем, чтобы не создавать толпу вокруг регистрационного стола.

            В числе выступающих должен быть человек, контролирующий запланированный регламент; обычно отводится 30-45 мин. на основную часть пресс-конференции и 15-25 мин. - для ответов на вопросы журналистов. В конце пресс-конференции некоторые СМИ изъявят желание взять интервью у кого-либо из выступающих; о месте, где это можно будет сделать, лучше позаботиться заранее.

            Неформальная обстановка фуршета вполне располагает для доверительной беседы с журналистами и дает вам возможность с ними познакомиться, а заодно и выяснить дату выхода информации по итогам прошедшей пресс-конференции. Прошла пресс-конференция, прошел фуршет….нет, рано еще расслабляться – мобилизуйтесь с новыми силами, потому как радио-, теле- и онлайновые Интернет-СМИ уже готовят новость вашей компании к выходу. Теперь ваша задача – мониторинг публикаций СМИ, посетивших мероприятие. Нередко выход или не выход информации зависит от ваших отношений с редакцией издания – наличие хороших знакомств и связей явно обеспечит вам выход, как минимум, в ближайшем номере, чего собственно, вам и нужно добиться, поэтому расстарайтесь. Именно на этапе мониторинга вами и определяется эффективность всей проделанной ранее работы. При вашем активном участии отдача может быть 100% и более.

Сложно? Но можно! Поверьте нам и накопленному нами богатому опыту, будем рады вложить наши знания и умения и в решение ваших задач.

                                                           Ольга Щенникова,

рекламное и PR-агентство «Апельсин»

© 2002– 2019 Рекламное агентство полного цикла «Апельсин», г. Нижний Новгород
Задать вопрос менеджеру
1000 максимум символов